Surat rasmi merupakan surat yang ditulis bagi urusan rasmi seperti permohonan sesuatu acara, cuti sakit, surat tidak hadir ke sekolah, rayuan, aduan dan sebagainya. Ia juga ditulis dalam bahasa formal serta mengikut format surat rasmi yang ditetapkan.
Kandungan Artikel
Surat Rasmi
Surat rasmi ialah surat yang ditulis dan memohon segala urusan yang berkaitan dengan jabatan kerajaan, badan berkanun, institusi pendidikan, syarikat swasta dan individu perseorangan.
Bagi para pelajar mereka akan terdedah dengan surat rasmi format ketika di sekolah menengah dalam subjek Bahasa Melayu. Dan kebiasannya akan diuji dalam karangan peperiksaan.
Surat kiriman rasmi dibahagikan kepada beberapa jenis. Antaranya ialah
- Surat Aduan
- Surat Permohonan
- Surat Bantahan
- Surat Pesanan
- Surat Rayuan
Contoh Surat Rasmi
Kita akan melihat surat rasmi dalam bentuk Surat Aduan
Contoh aduah: Anda tinggal berhampiran satu kawasan perumahan. Sejak akhir-akhir ini anda dapati pembakaran sampah sarap di kawasan tersebut berlaku tanpa kawalan.
Keadaan ini boleh mengganggu kesihatan penghuni yang lain. Walaupun telah banyak amaran dikeluarkan, kegiatan tersebut masih berleluasa. Sebagai wakil penduduk, tulis sepucuk surat kepada Jabatan Alam Sekitar untuk melaporkan hal tersebut
Contoh Surat Permohonan
Contoh surat permohonan: Anda ingi menemui seorang tokoh perjuang kemerdekaan di Malaysia. Tuliskan sepucuk surat kepada tokoh berkenaan. Dalam surat itu, nyatakan tujuan dan sebab-sebab anda ingin menemui beliau.
Aliman bin Haji Suip,
Blk 321 #04-1559,
Ang Mo Kio Avenue 1,
Singapura 560321.
_____________________________________________________________________________________
Tuan Haji Jumain bin Abu Samah
45, Jalan Temenggong Ahmad,
80100 Johor Bahru,
Johor Darul Takzim. 4 April 2004
Tuan Haji,
Per : Memohon Persetujuan Untuk Mewawancara
Berhubung dengan perkara di atas, saya mewakili majalah Tunas, majalah tahunan Sekolah Menengah Sembawang bercadang ingin mewawancara Tuan Haji, bagi mendapatkan maklumat tentang perjuangan Tuan Haji dalam menuntut kemerdekaan.
Menurut guru Sejarah kami, sumbangan Tuan Haji menuntut kemerdekaan bersamasama Datuk Onn Jaafar amat bermakna sekali. Perjuangan Tuan Haji patut direkod untuk kajian generasi akan datang.
Jika tidak menjadi keberatan, kami ingin mengcungkil latar belakang keluarga,
pendidikan serta penglibatan poliktik Tuan Haji. Kami bercadang untuk berkunjung ke rumah Tuan Haji pada cuti sekolah penggal akan datang ini iaitu pada hari Isnin, 1 Jun 2004.
Kami berharap agar hasrat kami tidak menjadi kesulitan bagi pihak Tuan Haji. Kami akan menghubungi Tuan Haji kemudian untuk mendapatkan kepastian. Kerjasam dan perhatian Tuan Haji, kami dahului dengan ucapan terima kasih.
Sekian.
Yang Benar,
Aliman
Aliman bin Haji Suip
Ketua Pengarang,
Majalah Tunas
Itu sahaja contoh surat rasmi dalam bentuk aduan dan permohonan. Untuk surat rasmi tidak hadir ke sekolah anda boleh ke https://blogr.my/contoh-surat-tidak-hadir-ke-sekolah/
Format Surat Rasmi
| Surat Rasmi Format | Penerangan |
|---|---|
| Nama dan Alamat | Pastikan anda isi nama dan alamat anda dengan betul tanpa sebarang kesalahan ejaan. Nama dan alamat mestilah di tulis disebelah kiri di bahagian atas surat. Setiap perkataan mestilah dimulakan dengan huruf besar pada setiap permulaan. |
| Garisan Melintang | Anda perlu letakkan garisan melintang untuk pisahkan antara alamat penghantar dengan alamat yang hendak diterima. Anda boleh jarakkan garisan tersebut dengan satu kali “enter”. Pastikan garisan anda tidak putus putus ok. Ini memang format surat rasmi. Perlukan satu garisan pada bahagian tersebut. |
| Nama dan alamat penerima | Nama dan alamat penerima hendaklah di tulis di bawah garis melintang tersebut. Jarakkan degan garisan melintang dengan tekan “enter” satu kali untuk letakkan nama penerima. |
| Tarikh | Ditulis di sebelah kanan sekali sebaris dengan perkataan akhir alamat penerima. Pastikan anda adjust kedudukan tarikh tersebut supaya selari dan sama dengan tulisan di bawah surat |
| Panggilan hormat penerima | Ditulis dibawah alamat penerima jarakan dengan satu enter. Pastikan anda letakkan gelaran yang betul, kalau pangkat Datuk, letak Datuk, kalau Datin letak Datin. Contoh seperti Yang Berbahagia Datuk. Kalau tiada apa apa gelaran just letak Tuan atau Puan. |
| Perkara atau Tajuk atau Tujuan Surat | Ditulis selepas panggilan kehormat, jarakkan dengan satu enter. Pastikan anda letakkan huruf besar bagi setiap permulaan perkataan. Tajuk tersebut perlu di boldkan untuk membezakan dengan tulisan yang lain. Selain di boldkan anda juga boleh letak garisan kat tajuk tersebut. Selain itu juga anda boleh juga menulis semua tajuk tersebut dengan huruf besar. Kepada anda. Tiada masalah rasanya. Surat-surat kerajaan banyak yang guna huruf besar dan di boldkan pada tajuknya. |
| Dengan segala hormatnya perkara atas adalah dirujuk | Ayat ini selalunya digunakan untuk menerangkan lagi tajuk surat tersebut. Kalau anda tak nak letak pon boleh, letak pon boleh. |
| Isi kandungan | Teruskan menulis pada perenggan pertama tanpa meletakkan nombor di ikuti dengan perenggan kedua dan seterusnya baru di letakkan nombor. Ayat yang digunakan mestilah bahasa baku dan formal tanpa menggunakan bahasa bahasa rojak dan singkatan kosa kata. Gunakan perkataan yang betul dan jelas bagi mudah penerima surat untuk membaca dan memahami isi kandungan surat rasmi anda. Untuk perenggan kedua seperti contoh surat rasmi di atas, nombor 2 dan isi kandungan perenggan ke dua di renggangkan sedikit dengan jarak satu “Tab” |
| Ayat Penutup | Ayat ini seperti untuk memohon atau merayu supaya permohonan anda di pertimbangkan dengan sebaik baiknya. Dalam contoh surat rasmi dia atas saya meletakkan “keprihatinan” maknanya kita memohon bersungguh sungguh kepada dia dengan penuh harapan. Anda juga boleh tukar ayat ayat lain seperti , kerjasama tuan di dahului dengan ucapan terima kasih, kerjasama daripada tuan hanya tuhan yang layak membalasnya, mohon pertimbangan pihak tuan sewajarnya dan bermacam macam lagi. Tapi jangan terlalu over ok. Selepas daripada ayat tersebut anda juga boleh sekali lagi merakamkan ucapan terima kasih ataupun sekian terima kasih. |
| Yang Benar | Biasanya sebelum penghantar surat tandatangan, kebanyakkan orang akan letak perkataan “Yang Benar” kalau daripada individu. Kalau daripada organisasi pula selalu diaorang pakai “Saya yang menurut perintah” |
| Tandatangan | Akhir sekali anda letakkan tempat untuk anda tandatangan sebagai penghantar surat. Letakkan sedikit garis melintang, jangan panjang sangat, kemudian di bawah garis itu anda letakkan nama penuh anda. Anda juga boleh letakkan nombor telefon di bawah nama anda pada bahagian ini untuk memudahkan pihak penerima surat untuk menghubungi anda dengan lebih pantas. |
Sepanjang surat pengirim mesti membahasakan dirinya sebagai saya dan kata nama ganti diri bagi penerima ialah tuan atau puan.
Maklumat Lanjut
Untuk maklumat lanjut mengenai surat kiriman rasmi, sila tonton video berikut
