Pembantu tadbir in english ialah “administrative assistant” atau “clerical assistant”. Dalam era pentadbiran moden, peranan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) merupakan tulang belakang kepada kelancaran operasi pejabat dan organisasi kerajaan. Jawatan ini bukan sahaja penting dalam memastikan urusan pentadbiran berjalan lancar, tetapi juga memainkan peranan kritikal dalam menyokong fungsi-fungsi utama sesebuah jabatan atau kementerian.
Isi Kandungan
Untuk mendapat kerja sebagai pembantu tadbir SPA memerlukan anda melepasi ujian psikometrik. Anda boleh refer contoh soalan psikometrik SPA yang telah kami sediakan ini.
Artikel ini akan membincangkan secara terperinci mengenai skop tugas, kemahiran yang diperlukan, dan kelayakan bagi jawatan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) dalam perkhidmatan awam Malaysia.
Jemput masuk Telegram kami: Ujian Psikometrik
Skop Tugas dan Tanggungjawab
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) bertanggungjawab melaksanakan pelbagai tugas perkeranian dan operasi di peringkat Kumpulan Sokongan. Tugas-tugas ini boleh dibahagikan kepada dua aspek utama: aspek perkeranian dan aspek operasi.
Aspek Perkeranian
- Pentadbiran Pejabat: Pembantu Tadbir bertanggungjawab dalam menguruskan hal-hal berkaitan pentadbiran umum pejabat. Ini termasuk pengurusan surat-menyurat, penyediaan laporan, dan penyelarasan aktiviti pejabat harian.
- Pengurusan Personel: Mereka terlibat dalam pelbagai aspek pengurusan sumber manusia, termasuk:
- Perjawatan dan pembangunan organisasi
- Perancangan sumber manusia
- Pengurusan perkhidmatan dan latihan kakitangan
- Pengurusan gaji, elaun, dan kemudahan pekerja
- Urusan berkaitan faedah persaraan
- Pengurusetiaan: Pembantu Tadbir sering kali berperanan sebagai setiausaha dalam mesyuarat dan perbincangan rasmi, bertanggungjawab untuk menyediakan agenda, mencatat minit, dan mengedarkan keputusan mesyuarat.
- Penyediaan Dokumen: Mereka bertanggungjawab untuk menaip dan menyediakan pelbagai dokumen rasmi mengikut arahan dan dalam tempoh masa yang ditetapkan.
- Pengurusan Rekod dan Fail: Tugas ini melibatkan pengorganisasian, penyimpanan, dan penyelenggaraan rekod dan fail pejabat untuk memastikan semua maklumat penting dapat diakses dengan mudah apabila diperlukan.
- Pengurusan Kewangan: Walaupun bukan pakar kewangan, Pembantu Tadbir sering terlibat dalam aspek-aspek asas pengurusan kewangan seperti penyediaan baucar bayaran, pengurusan perbelanjaan kecil, dan penyimpanan rekod kewangan.
Aspek Operasi
- Pengurusan Keselamatan dan Ketenteraman: Pembantu Tadbir turut memainkan peranan dalam aspek keselamatan, termasuk:
- Keselamatan bangunan, kawasan, dan pejabat
- Penjagaan harta alih dan tidak alih kerajaan
- Pengurusan keselamatan kediaman dan kuarters kerajaan
- Pengawasan rumah pangsa kerajaan
- Penjagaan harta dan kemudahan awam
- Pengurusan Kebersihan: Tugas ini meliputi:
- Penyeliaan kebersihan bangunan, kawasan, dan pejabat
- Pengurusan aktiviti kawalan vektor penyakit
- Pengawasan tapak pelupusan sampah
- Pengurusan Utiliti: Termasuk pengurusan meter air, penyelenggaraan akaun, pembacaan meter, pengeluaran bil, dan memastikan penyelenggaraan meter dan paip air dilakukan dengan sempurna.
- Pengurusan Taman dan Kemudahan Awam: Melibatkan pengawasan taman awam, memastikan kebersihan, dan menguruskan aktiviti menghias dan mengindahkan kawasan awam.
- Perkhidmatan Kaunter dan Pemprosesan: Pembantu Tadbir sering bertugas di kaunter untuk menguruskan:
- Permohonan lesen dan permit
- Kutipan hasil dan cukai
- Pendaftaran pelbagai perkhidmatan
- Permohonan hak milik dan tukar syarat tanah
- Pengurusan Data dan Maklumat: Ini melibatkan:
- Menjalankan bancian dan soal selidik
- Pengumpulan, semakan, dan kemasukan data
- Penyelenggaraan rekod HRMIS (Human Resource Management Information System)
- Protokol dan Istiadat: Membantu dalam pengurusan majlis rasmi dan acara protokol.
- Penguatkuasaan: Tugas ini meliputi:
- Penghantaran bil cukai, waran mahkamah, dan waran tahanan
- Membantu dalam proses penyitaan
- Penyelenggaraan rekod rampasan
- Membantu dalam urusan lelongan harta
- Pengendalian Peralatan Komunikasi: Bertanggungjawab untuk menghantar, menerima, dan memproses maklumat melalui peralatan komunikasi.
- Pengurusan Aktiviti Setempat: Termasuk pengurusan majlis keramaian, aktiviti kemasyarakatan seperti gotong-royong dan sambutan perayaan, serta pengurusan pasar malam.
Kemahiran dan Kelayakan yang Diperlukan
Untuk menjadi seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) yang efektif, beberapa kemahiran dan kelayakan penting diperlukan:
Kemahiran Teknikal
- Kemahiran Komputer: Kebolehan mengendalikan perisian komputer seperti pemprosesan perkataan, hamparan elektronik, dan pengurusan pangkalan data adalah penting.
- Kemahiran Menaip: Kecekapan dalam menaip dengan kelajuan dan ketepatan yang tinggi diperlukan untuk penyediaan dokumen dan laporan.
- Pengendalian Peralatan Pejabat: Keupayaan untuk mengendalikan pelbagai peralatan pejabat seperti mesin fotokopi, pencetak, dan peralatan audio-visual.
- Kemahiran Komunikasi: Penguasaan alat komunikasi moden seperti e-mel, sistem pesanan segera, dan perisian persidangan video.
Kemahiran Insaniah (Soft Skills)
- Komunikasi Berkesan: Kemampuan berkomunikasi dengan jelas dan berkesan, baik secara lisan mahupun bertulis, dalam bahasa Melayu dan bahasa Inggeris.
- Kerja Berpasukan: Kebolehan untuk bekerjasama dalam pasukan dan menyelaras tugas dengan rakan sekerja.
- Pengurusan Masa: Keupayaan untuk mengurus masa dengan baik dan menyiapkan tugas dalam tempoh yang ditetapkan.
- Ketelitian: Sikap yang teliti dan cermat dalam menguruskan dokumen dan maklumat penting.
- Kemahiran Organisasi: Kebolehan untuk mengurus dan menyusun pelbagai tugas dan tanggungjawab dengan efisien.
- Fleksibiliti: Kesediaan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan tugas dan persekitaran kerja.
- Penyelesaian Masalah: Kemampuan untuk mengenal pasti masalah dan mencari penyelesaian yang praktikal.
Kelayakan Akademik dan Profesional
- Pendidikan Asas: Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) atau kelayakan yang setaraf dengannya.
- Latihan Khusus: Sijil atau diploma dalam bidang pentadbiran pejabat, pengurusan rekod, atau bidang berkaitan boleh menjadi nilai tambah.
- Pengetahuan Undang-undang dan Prosedur: Pemahaman asas tentang undang-undang dan prosedur pentadbiran awam.
- Latihan Berterusan: Kesediaan untuk menghadiri kursus dan latihan yang berkaitan untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan.
Sifat-sifat Peribadi yang Diperlukan
Selain kemahiran teknikal dan kelayakan akademik, seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) perlu memiliki sifat-sifat peribadi yang sesuai dengan tanggungjawab jawatan ini:
- Integriti: Sifat bersih, cekap, dan amanah dalam menjalankan tugas.
- Kejujuran: Sikap jujur dalam semua urusan, terutamanya yang melibatkan kewangan dan maklumat sulit.
- Bertanggungjawab: Kesediaan untuk memikul tanggungjawab dan menyelesaikan tugas yang diamanahkan.
- Minat dan Dedikasi: Menunjukkan minat yang mendalam terhadap kerja dan berdedikasi dalam melaksanakan tugas.
- Profesionalisme: Menjaga imej dan tingkah laku profesional dalam semua interaksi, sama ada dengan rakan sekerja atau orang awam.
- Ketahanan Mental: Kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan dan menangani pelbagai tugasan dalam masa yang sama.
- Inisiatif: Kesanggupan untuk mengambil inisiatif dalam menyelesaikan masalah dan meningkatkan kecekapan kerja.
Kesimpulan
Peranan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) dalam perkhidmatan awam Malaysia adalah pelbagai dan mencabar. Jawatan ini memerlukan individu yang bukan sahaja memiliki kemahiran teknikal yang diperlukan, tetapi juga dilengkapi dengan sifat-sifat peribadi yang sesuai untuk berkhidmat dalam persekitaran pentadbiran awam.
Dengan perkembangan teknologi dan perubahan dalam amalan pentadbiran moden, Pembantu Tadbir perlu sentiasa meningkatkan kemahiran dan pengetahuan mereka. Latihan berterusan dan kesediaan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan adalah penting untuk memastikan mereka kekal relevan dan berkesan dalam peranan mereka.
Secara keseluruhannya, Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) memainkan peranan penting dalam memastikan kelancaran operasi pejabat dan penyampaian perkhidmatan yang efisien kepada orang awam. Mereka adalah tonggak sokongan yang penting dalam merealisasikan matlamat dan objektif organisasi kerajaan, seterusnya menyumbang kepada pembangunan dan kemajuan negara secara keseluruhan.
